こんにちは！アイ・オーダー伊勢支社の近藤でございます。

日頃から、各地のお客様のお手伝いをさせていただいているので、メールでのやり取りが多くなりがちです。
もちろん、お電話でのやり取りも頻繁にありますが、口頭でのやり取りだけでのトラブルを防ぐ為にも、お電話で話したことでも、議事録的に必ずメールで残しておきたいとは思っています。

社内でも、弊社の場合は横浜本社、沖縄支社、伊勢支社、台湾、在宅ワーカーと、スタッフが各地に所在しているので、やり取りはメールが多くなりがちです。
お互いに話がスムーズに進むように、打合せや会議の前には、必ず社内で使用しているグループウェア等で書類やデータを共有した上で、テレビ会議やスカイプ会議を行うのが通例となっています。

事前資料を送らずに、突然電話を掛けてきて、突然話し始めると、どこの何の話をしているのかが解らなくなるので、工夫が必要です。
こうした社内でのやり取りが、店舗様と遠隔で意思疎通する為の、良い訓練になっていると思います。

しかし、メール一通書くのも、慣れていない人にとっては、ものすごく時間が掛かる作業です。
例えば、Aさんはメール1通を書くのに5分、Bさんは15分掛かるとします。
一日に20通メールを書かないといけないとしたら、Aさんは100分、Bさんは300分掛かるわけです。一通の差はたった10分でも一日では200分。この差は大きいですよね。

メールだけでなく、何事でも早い人は早くする為の工夫をしていますが、遅い人はただ一生懸命急ぐという方向性で動きがちです。
“一生懸命”“真面目に”やるのは、とても大事なことですが、必死で歩く人より、適当に車に乗る人の方が、早くゴールに辿り着けます。新幹線や飛行機を使えばもっと早い。
つまり、ツールの活用や工夫をしようとしない“一生懸命”は、そこに努力や苦しみがあったとしても、イコール成果ではないということです。

例えば工夫の一つとしては、よく使うワードを単語登録しておくこと。
メールの場合、詳細内容以外の前書き（宛名やご挨拶）と後書き（確認や返信の促し）は、ほぼ定型文で完結出来るので、単語登録やテンプレートを用意しておくだけで、かなりの時短が図れるはずです。

他にも、本を読んで勉強するとか、身近な先輩に質問することも、ゴールへの距離を短くする方法の一つです。
勉強せずに難しいと頭を抱えていたり、質問もせずに自分一人で抱えていても、ゴールは近づいてきません。

私自身、勉強不足を感じて本を読んだり、新しいツールを使ってみたり、先に経験しているスタッフにやり方を聞いたりをしていますが、どれだけやっても改善の余地は果てしなくあると感じます。
上手くいかない、早く出来ないと思っている人は、すぐ出来ることから、ツールの活用や工夫、周りの人とのコミュニケーションを見直してみると、気づきや実感があるかもしれません。

しかし、メールは便利で確実な手段ではありますが、そればかりで口頭での伝達が無いと、自動販売機扱いされているような悲しい気分になることもあります。
便利なツールも使い方次第。ツールを使うことで、逆に時間が掛かってしまったり、トラブルや悪印象を招く場合もあるので、相手と状況に合わせての臨機応変が必要だとは思います。

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