こんにちは！アイ・オーダー伊勢支社の近藤でございます。

日頃の仕事の中で、データや依頼を誰かに渡す時、受け取った相手がどのように思うかを気にするようにしています。

例えば、伊勢支社にいる私と、別支社にいるAさんの、2名で行う作業があるとします。
この作業は、メーカーのホームページのマニュアルを見ながら進めます。
作業工程を見たところ、1～10までは私がやって、残りをAさんにお願いしないといけません。

自分の担当分が終わったら、Aさんに続きをお願いするメールを送ります。
どのようにバトンタッチするのが良いでしょう？

１）マニュアルページのURLをメールで送る。
２）マニュアルページのURLを送り、「11番からお願いします。」と添えたメールを送る。
３）マニュアルページのURLを送り、「残り11～12だけです。最後の2つなので、ページの一番下から遡ると11はすぐ見つかります。」と添えたメールを送る。

三択なら３を選ぶと思いますが、状況だけ与えられた時、私の想像では、ちょっと気の利く人が２、ほとんどの人は１だと思います。

受け取る人の立場では、そもそもこのマニュアルの項目が何番まであるのかも知らないのに、「11番」とだけ聞かされても、長いマニュアルページの中で11番を探すことを、面倒だと感じるのではないでしょうか。
しかし、自分がやるのは最後の2工程だけなら残り僅かだから楽勝だし、長いページの中でも最後から2番目を探すのは簡単だと思うのではないでしょうか。

このように、相手が判断しやすく、行動しやすいように促すのが、正しいバトンタッチのやり方だと思います。

上記の例以外にも、PCが苦手そうなお客様に「ご覧になられたら、何も書かなくて良いので返信だけしてください」と伝えたり、された側は何と返事したら良いか困るような、お礼やご挨拶のメールには「返信はお気遣いなく」と添えてみたりもします。

上記のように選択肢を与えて返答をもらったり、YES/NOで判断しやすい質問をするのも、良い手法の一つです。

自分の仕事のスピードを他人が左右する場合、相手のスピードや行動に期待して待っていても、それぞれに抱える仕事や環境があるので、思うようには動いてもらえません。
自分の準備が9割、相手の行動が1割です。出来るだけ相手が動きやすく提示することが、自分の仕事を早くする方法です。

「返事をもらえない」「すぐに動いてもらえない」と思う時は、自分の投げかけ方を振り返ってみると良いと思います。
相手が答えにくい、動きにくいバトンの渡し方をしていませんか？

上記の例において、１の渡し方をするのは、ある意味“意地悪”です。
仕事においての親切とか思いやりは、こういう部分だと思います。

どんなに話し方が優しくても、どんなに美しい敬語を使えても、相手の時間や面倒を増やすような仕事のやり方は、“仕事的性格”が悪いと思います。
私は、人間的性格はコメントしづらいのですが、“仕事的性格”は優しく思いやりを持ちたいと思っています。

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